Проводьте віртуальні події за допомогою 9 дивовижних покрокових інструкцій

У зв’язку з недавньою пандемією COVID-19 великим і малим підприємствам довелося переосмислити, змінити і навіть скасувати давно заплановані заходи. Однак одна з можливостей — перенести колишні особисті зустрічі в Інтернет і замість цього проводити віртуальні події. Створюючи віртуальну подію з нуля або перетворюючи фізичну подію у віртуальну, потрібно багато врахувати та спланувати.

Незалежно від того, організуєте ви невелику зустріч чи велику конференцію, планування подій – це головне завдання! Будь-яка подія, незалежно від того, наскільки вона невелика чи складна, передбачає ретельне планування та організацію. Під час планування віртуальної події існує ряд компонентів, про які варто почати думати завчасно, від встановлення точного бюджету до реклами вашої події, щоб зробити процес планування віртуальної події максимально легким.

Після пандемії багато планувальників подій стали віртуальними, однак, оскільки віртуальні події все ще є відносно новою тенденцією, багато людей і компаній не знають, як розпочати роботу та як провести успішний віртуальний захід. В результаті ми зібрали цей корисний блог, який містить корисні пропозиції та покрокові рекомендації щодо проведення успішних віртуальних заходів.

1) Визначте цільову аудиторію для вашого віртуального заходу

Кожне рішення, яке ви приймаєте щодо своєї віртуальної події, від часу й дати до платформи, яку ви використовуєте для її трансляції, має залежати від вашої цільової аудиторії. Тому дуже важливо, щоб ви точно знали, для кого призначена ваша віртуальна подія. Описуючи цільову аудиторію, намагайтеся бути якомога точнішим. Важлива інформація може включати їх вік, кар’єру та рівень технічного досвіду. Ви повинні добре розуміти загальне мислення вашої аудиторії.

Чи більша ймовірність, що вони братимуть участь у плануванні віртуальних подій? Чи вміють вони використовувати технології? Щоб побудувати міцний демографічний профіль, вам також слід розглянути такі питання:

• Які аспекти вашої галузі привертають їхню увагу найбільше?
• Який рівень знайомства та активності вони мають у соціальних мережах?
• Чи комфортно їм спілкуватися на онлайн-платформах?

Щоб отримати відгук від своєї аудиторії, розсилайте опитування або створіть дискусійний форум. Чим більше ви знаєте про них, тим більша ймовірність, що ви заплануєте досвід, який принесе їм користь. Зрештою, вони не з’являться, якщо ви не надасте цінність!

2) Створіть карту віртуальної активності для своєї віртуальної події

Карта діяльності віртуальної події схожа на список завдань, які будуть виконуватися під час події. У ньому повинні розглядатися всі аспекти події. План діяльності має включати інформацію та відповіді на такі теми, як-от, як відбуватиметься реєстрація подій, чи буде подія транслюватись у прямому ефірі чи попередньо записуватись, а також як продовжити рекламні заходи. Ви також повинні вказати підхід до збору відгуків, дозволений розмір аудиторії, інструменти виконання та багато іншого на карті діяльності.

Планування віртуального заходу також має включати причину проведення заходу. Визначення вашого «чому» має вирішальне значення, щоб гарантувати, що ви отримаєте те, що ви хочете від заходу, а також дозволить вам оцінити його успіх після його завершення! Важливо визначити дату та час проведення віртуального заходу. Ви не можете очікувати, що всі з’являться в певний час і день. Створюючи карту діяльності, з’ясуйте, коли більшість вашої цільової аудиторії буде доступною для заходу. Якщо ви не впораєтеся з цим правильно, усі ваші інші зусилля та інвестиції будуть марними, тому що на подію не буде жодної аудиторії

Важливим принципом віртуального вебінару є розуміння того, що ваша подія не обов’язково має бути в прямому ефірі. Незважаючи на те, що більшість людей зараз працюють з дому, все ще є кілька відволікаючих факторів, таких як діти та домашні тварини. Подія в прямому ефірі, яка обертається навколо певного моменту часу (наприклад, запуск продукту або оголошення), буде корисною. Однак відео на вимогу може покращити розуміння користувачами інформаційного вмісту, дозволяючи їм дивитися та розуміти його у власний час і в власному темпі. Навіть якщо ви виберете пряму трансляцію своєї події, ви ніколи не зможете знайти день і час, про які всі погодяться. Пам’ятайте, що віртуальні події відрізняються від подій віч-на-віч; тому перед тим, як просто перенести наявну подію віч-на-віч у віртуальну подію, переконайтеся, що подія все ще допомагає вам досягти ваших цілей.

3) Виберіть потрібну платформу

Так само, як вам знадобиться фізичний сайт для особистих заходів, вам знадобиться цифрова платформа для проведення віртуальної події. Це слугуватиме сайтом для учасників для підключення та участі під час заходу. Багато додатків дозволяють вам створити власне віртуальне місце з усіма основними місцями, такими як інформаційний стіл, лаунж, театри, аудиторії тощо. Існує безліч інструментів і технологій, які можна використовувати для поєднання різноманітних захоплюючих, захоплюючих та інтерактивних компонентів у вашу віртуальну подію, щоб покращити участь та розвинути динамічний досвід.

Технологія, яка надає персоналізовану платформу подій, допоможе вам створити більш розширені події, включаючи спілкування в мережі з миттєвим чатом, запитаннями та відповідями, опитування в реальному часі. Роблячи планування віртуального подій, переконайтеся, що дивитися в можливості і пріоритети інструментів, які допоможуть вам досягти поставлених цілей і задовольнити потреби вашої цільової аудиторії.

4) Виберіть відповідного організатора для своєї віртуальної події

Одне з найважливіших правил віртуальної конференції полягає в тому, що ви повинні найняти професійного спікера або використовувати штатного співробітника, якому зручно проводити живу презентацію для віддаленої аудиторії на віртуальній події. Хто б не був обраний, він або вона повинні вміти правильно розмовляти, відповідати на запитання соціальних мереж і залучати аудиторію. Ведучий повинен дивитися прямо в камеру, а не в сценарій. Крім того, господар повинен вміти швидко реагувати на непередбачувані ситуації. Ви також можете мати двох ведучих, які можуть спілкуватися один з одним, а також з аудиторією. Це може бути досить ефективним, якщо обидва господарі мають хороші стосунки.

5) Виберіть постачальників

Ви можете вважати, що віртуальна подія не вимагає використання будь-яких постачальників. Для кожного типу віртуальних подій потрібні певні матеріали. Замість того, щоб повторювати один і той же шаблон віртуальної події десять разів, краще мислити нестандартно – і знайти правильних постачальників. Проте є десятки нових чудових постачальників віртуальних подій, які гарантують, що ваша віртуальна подія виділяється.

6) Зробіть брендинг віртуальної події головним пріоритетом

Віртуальні події повинні рекламуватися так само, як і традиційні живі події. Від назви й теми до дизайну веб-сайту та зовнішнього вигляду — маркетинг вашої події задає тон для вашої події. Потужний маркетинг подій також служить баченням вашої події та допомагає спрямувати її в правильному напрямку.

Тут на допомогу приходять соціальні мережі. Так, існують традиційні методи публікації у Facebook та Twitter. Однак ви повинні вийти за межі цього та інтегрувати інші способи. Ви повинні звертатися до своєї аудиторії через цифрові платформи, чи то через платну рекламу чи маркетинг у соціальних мережах про вашу подію. Щоб отримати максимальну участь, додайте посилання на реєстрацію або відвідування події до свого маркетингу. Посилання на інший вміст, наприклад, профілі спікерів, відеоблоги або навчальне відео про те, як увійти в трансляцію, також можуть бути включені в публікації в соціальних мережах.

Інформування та інструктаж аудиторії про подію матиме вирішальне значення для поширення обізнаності, навчання аудиторії та залучення людей до участі. Ви також можете використовувати Instagram або Facebook, щоб показати глядачам місцезнаходження віртуальної події.

Коли справа доходить до брендингу події, це зазвичай передбачає:

• Назва події: назва вашої події – це перше, що побачать учасники, тому вона має відображати ваше бачення події.
• Тема: Ім’я не може розповісти всю історію. Тема часто використовується для об’єднання події. Він включає кольори, дизайни та логотипи.
• Електронна пошта, вивіски, декор на місці: хоча не кожна точка дотику потребує гіпербрендингу, деякі роблять. Окремі елементи повинні працювати разом, щоб доповнити загальну історію

7) Завчасно підготуйтеся до технічних помилок

Найважливішою проблемою віртуальних подій є можливість технічних проблем і помилок до або, що ще гірше, під час події. Отже, перш ніж розпочати захід, ви повинні визначити всі технологічні інструменти та обладнання, які ви будете використовувати, а також будь-які потенційні проблеми, які можуть виникнути в результаті їх, наприклад, несправність камери. У цьому випадку вам знадобляться запасні камери. Плануючи віртуальні події, визначте та підготуйтеся до всіх несподіваних, непередбачених подій.

8) Проведіть тестові запуски з динаміком

Ви ніколи не дізнаєтеся про справжні труднощі та їх вплив, якщо не випробуєте та не випробуєте процеси та процедури, незалежно від того, наскільки ви плануєте та не готуєтеся до найгіршого сценарію. Проведіть тестові запуски без відвідування перед віртуальним заходом, щоб переконатися, що все в порядку, і виявити будь-які непередбачені недоліки або проблеми. Ви також можете провести брифінг зі своїми доповідачами, учасниками, виконавцями та іншими про те, як прогресувати, будь-які перерви між ними, як поводитися з несподіваними подіями та деякі важливіші події.

9) Подальші дії з учасниками та аудиторією

Після заходу розробіть звіт про відвідуваність і поділіться записами або ресурсами, які обговорювалися з учасниками, проведіть опитування, щоб зібрати відгуки від учасників, які можуть допомогти вам організувати та рекламувати майбутні віртуальні події. Ви можете отримати зворотній зв’язок щодо заходів, порядку денного та цілей заходу, а також враження аудиторії від події. Це допоможе вам порівняти свою продуктивність з очікуваними результатами змодельованих подій. Ви також отримаєте цінний відгук про те, чи були досягнуті цілі.

Висновок щодо планування віртуальної події:

Пам’ятайте про цю практику віртуальних подій.

• Коли справа доходить до планування віртуальної події, ви повинні почати якомога швидше.
• Дотримуйтесь вищезгаданих критичних і цінних рекомендацій, щоб створити віртуальну подію з нуля та зробити її успішною.
• Кожна подія має різні цілі, витрати та аудиторію; з такою кількістю рухомих частин, стрибки на речі гарантують плавний кінець
• Важливо враховувати вартість виробництва. Учасники будуть більш залучені до сесії, якщо вона буде добре підготовлена.
• Пам’ятайте про тривалість сеансу. Тримайте сеанси коротшими, ніж під час особистого заходу, якщо формат вмісту не змінюється та не є переконливим.
• Перевірте свою технологію та заздалегідь сплануйте запис сеансів, які будуть доступні на вимогу.
• Тренуйте спікерів перед віртуальним заходом і переконайтеся, що їхнє обладнання в хорошому стані.

Менеджер подій WP

Якщо ви хочете спланувати віртуальну подію, вам справді слід звернутися за допомогою до менеджера подій WP. Коли мова заходить про підготовку вашої віртуальної події, вони допоможуть вам від квитків до реклами події. Менеджер подій WP — це доступна віртуальна платформа подій, яка використовує свої розширені функції для додавання можливостей списку подій на ваш сайт WordPress. За допомогою WP Event Manager легко створювати та налаштовувати віртуальні або гібридні події.

Натисніть на це посилання, щоб дізнатися кілька нових і захоплюючих порад щодо віртуальних подій, які допоможуть розпочати процес планування та максимізувати успіх вашої події. Натисніть, щоб твітнути