Hosten Sie virtuelle Events mit 9 erstaunlich umsetzbaren Schritt-für-Schritt-Richtlinien

Angesichts der jüngsten COVID-19-Pandemie mussten große und kleine Unternehmen lang geplante Veranstaltungen überdenken, ändern und sogar absagen. Eine Möglichkeit besteht jedoch darin, frühere persönliche Treffen online zu verlegen und stattdessen virtuelle Veranstaltungen durchzuführen. Es gibt viel zu beachten und zu planen, wenn Sie ein virtuelles Event von Grund auf neu erstellen oder ein physisches Event in ein virtuelles umwandeln.

Ob kleine Tagung oder große Konferenz, Eventplanung ist eine große Aufgabe! Jede Veranstaltung, egal wie klein oder kompliziert sie ist, erfordert eine sorgfältige Planung und Organisation. Bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung gibt es eine Reihe von Komponenten, über die Sie frühzeitig nachdenken sollten, von der Festlegung eines genauen Budgets bis hin zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung, um den Prozess der virtuellen Veranstaltungsplanung so stressfrei wie möglich zu gestalten.

Viele Veranstaltungsplaner sind seit der Pandemie virtuell geworden, aber da die virtuelle Veranstaltung noch ein relativ neuer Trend ist, sind viele Menschen und Unternehmen unsicher, wie sie anfangen sollen und wie sie eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung durchführen sollen. Aus diesem Grund haben wir diesen hilfreichen Blog zusammengestellt, der nützliche Anregungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Durchführung erfolgreicher virtueller Veranstaltungen bietet.

1) Identifizieren Sie die Zielgruppe für Ihre virtuelle Veranstaltung

Jede Entscheidung, die Sie über Ihr virtuelles Event treffen, von Uhrzeit und Datum bis hin zu der Plattform, auf der Sie es übertragen, sollte von Ihrer Zielgruppe beeinflusst werden. Daher ist es wichtig, dass Sie genau wissen, für wen Ihre virtuelle Veranstaltung gedacht ist. Versuchen Sie, Ihre Zielgruppe so beschreibend wie möglich zu beschreiben. Wichtige Informationen können Alter, Karriere und technische Erfahrung sein. Sie müssen die allgemeine Denkweise Ihres Publikums gut verstehen.

Ist es wahrscheinlicher, dass sie an der virtuellen Veranstaltungsplanung teilnehmen? Sind sie in der Lage, Technologie zu nutzen? Um ein starkes demografisches Profil zu erstellen, sollten Sie auch die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Welche Aspekte Ihrer Branche ziehen ihre Aufmerksamkeit am meisten auf sich?
• Welchen Bekanntheitsgrad und welche Aktivität haben sie in den sozialen Medien?
• Fühlen sie sich bei der Kommunikation auf Online-Plattformen wohl?

Um Feedback von Ihrem Publikum zu erhalten, senden Sie Umfragen oder starten Sie ein Diskussionsforum. Je mehr Sie über sie wissen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Erfahrung planen, von der sie profitieren. Schließlich werden sie nicht angezeigt, wenn Sie keinen Wert bieten!

2) Erstellen Sie eine virtuelle Aktivitätskarte für Ihre virtuelle Veranstaltung

Die Aktivitätskarte einer virtuellen Veranstaltung ähnelt einer Liste von Aufgaben, die während der Veranstaltung stattfinden. Es sollte alle Aspekte der Veranstaltung abdecken. Der Aktivitätsplan sollte Informationen und Antworten zu Themen enthalten, z. B. wie Veranstaltungsregistrierungen gehandhabt werden, ob die Veranstaltung live gestreamt oder aufgezeichnet wird und wie mit Veranstaltungswerbung umzugehen ist. Sie sollten auch den Ansatz zur Feedback-Erfassung, die zulässige Zielgruppengröße, die Ausführungstools und vieles mehr in der Aktivitätskarte angeben.

Die virtuelle Veranstaltungsplanung sollte auch den Anlass für die Durchführung der Veranstaltung beinhalten. Die Definition Ihres „Warums” ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie das erhalten, was Sie von der Veranstaltung erwarten, und um den Erfolg nach Abschluss der Veranstaltung beurteilen zu können! Die Entscheidung über das Datum und den Zeitpunkt der Durchführung der virtuellen Veranstaltung ist von wesentlicher Bedeutung. Sie können nicht erwarten, dass jeder zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Tag auftaucht. Finden Sie beim Erstellen einer Aktivitätskarte heraus, wann die meisten Ihrer Zielgruppen für die Veranstaltung verfügbar sein werden. Wenn Sie dies nicht richtig machen, sind alle Ihre anderen Bemühungen und Investitionen umsonst, da kein Publikum an der Veranstaltung teilnehmen kann

Eine wichtige Richtlinie für virtuelle Webinare besteht darin, zu verstehen, dass Ihre Veranstaltung nicht live sein muss. Auch wenn die Mehrheit der Menschen jetzt von zu Hause aus arbeitet, gibt es immer noch einige Ablenkungen wie Kinder und Haustiere. Ein Live-Event, das sich um einen bestimmten Zeitpunkt dreht (z. B. eine Produkteinführung oder eine Ankündigung) ist von Vorteil. Video-on-Demand könnte jedoch das Verständnis der Benutzer für Informationsinhalte verbessern, indem sie es ihnen ermöglichen, diese zu ihrer eigenen Zeit und in ihrem eigenen Tempo anzusehen und zu verstehen. Selbst wenn Sie sich für den Livestream Ihres Events entscheiden, werden Sie nie einen Tag und eine Uhrzeit finden, auf die sich alle einig sind. Denken Sie daran, dass sich virtuelle Veranstaltungen von persönlichen Veranstaltungen unterscheiden; Stellen Sie daher vor der Übertragung einer bestehenden Präsenzveranstaltung auf eine virtuelle Veranstaltung sicher, dass die Veranstaltung Ihnen weiterhin hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

3) Wählen Sie die richtige Plattform

So wie Sie für persönliche Veranstaltungen einen physischen Standort benötigen, benötigen Sie für die Durchführung Ihrer virtuellen Veranstaltung eine digitale Plattform. Dies wird als Website für die Teilnehmer dienen, um sich während der Veranstaltung zu verbinden und teilzunehmen. Viele Anwendungen ermöglichen es Ihnen, Ihren eigenen virtuellen Veranstaltungsort mit allen wichtigen Outlets einzurichten, wie Informationsschalter, Lounge, Theater, Auditorium usw. Es gibt zahlreiche Tools und Technologien, die verwendet werden können, um verschiedene ansprechende, aufregende und interaktive Elemente zu kombinieren Komponenten in Ihre virtuelle Veranstaltung, um die Teilnahme zu verbessern und ein dynamisches Erlebnis zu entwickeln.

Eine Technologie, die eine personalisierte Veranstaltungsplattform bietet, unterstützt Sie bei der Erstellung einer fortgeschritteneren Veranstaltung, einschließlich Networking mit Instant-Chat, Fragen und Antworten, Live-Umfragen. Achten Sie bei der virtuellen Veranstaltungsplanung auf die Möglichkeiten und Prioritäten der Tools, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu befriedigen.

4) Wählen Sie den richtigen Gastgeber für Ihr virtuelles Event

Eine der wichtigsten Richtlinien für virtuelle Konferenzen ist, dass Sie einen professionellen Redner einstellen oder einen internen Mitarbeiter einsetzen müssen, der sich wohl fühlt, einem entfernten Publikum in einer virtuellen Veranstaltung eine Live-Präsentation zu halten. Wer auch immer die gewählte Person ist, er oder sie muss in der Lage sein, richtig zu sprechen, Fragen in den sozialen Medien zu beantworten und das Publikum einzubeziehen. Der Moderator sollte direkt in die Kamera schauen und nicht in das Drehbuch. Außerdem muss der Gastgeber in der Lage sein, auf unerwartete Situationen schnell zu reagieren. Sie können auch zwei Gastgeber haben, die sowohl miteinander als auch mit dem Publikum kommunizieren können. Es kann ziemlich effektiv sein, wenn beide Gastgeber ein gutes Verhältnis haben.

5) Wählen Sie die Lieferanten

Sie glauben vielleicht, dass für eine virtuelle Veranstaltung keine Anbieter erforderlich sind. Für jede Art von virtueller Veranstaltung werden einige Vorräte benötigt. Anstatt dieselbe virtuelle Veranstaltungsvorlage zehnmal zu wiederholen, ist es von Vorteil, über den Tellerrand zu schauen – und die richtigen Lieferanten zu finden. Es gibt jedoch Dutzende neuer exzellenter Anbieter virtueller Events, die dafür sorgen, dass Ihr virtuelles Event heraussticht.

6) Machen Sie Ihr virtuelles Event-Branding zur Hauptpriorität

Virtuelle Events müssen genauso beworben werden wie traditionelle Live-Events. Vom Namen und Thema bis hin zur Website-Gestaltung und dem Auftritt vor Ort, das Marketing Ihrer Veranstaltung gibt den Ton für Ihre Veranstaltung an. Ein starkes Event-Marketing dient auch als Vision für Ihre Veranstaltung und hilft, diese in die richtige Richtung zu lenken.

Hier kommen Social Media ins Spiel. Ja, es gibt die traditionellen Techniken der Veröffentlichung auf Facebook und Twitter. Sie müssen jedoch darüber hinausgehen und andere Wege integrieren. Sie müssen Ihr Publikum über digitale Plattformen erreichen, sei es durch bezahlte Werbung oder Social-Media-Marketing für Ihre Veranstaltung. Um eine maximale Beteiligung zu erreichen, binden Sie den Registrierungs- oder Veranstaltungsteilnahme-Link in Ihr Marketing ein. Auch Links zu anderen Inhalten wie Sprecherprofilen, Vlogs oder einem Schulungsvideo zum Einloggen in die Sendung können in Social-Media-Beiträge eingebunden werden

Die Information und Unterweisung des Publikums über die Veranstaltung wird entscheidend sein, um das Bewusstsein zu verbreiten, das Publikum aufzuklären und die Menschen zur Teilnahme zu locken. Sie können auch Instagram oder Facebook verwenden, um den Zuschauern den Ort der virtuellen Veranstaltung zu zeigen.

Wenn es um Event-Branding geht, beinhaltet es normalerweise:

• Der Name der Veranstaltung: Der Name Ihrer Veranstaltung ist das Erste, was die Teilnehmer sehen, also sollte er Ihre Vision für die Veranstaltung ausdrücken.
• Thema: Ein Name kann nicht die ganze Geschichte erzählen. Ein Thema wird häufig verwendet, um eine Veranstaltung miteinander zu verbinden. Es umfasst Farben, Designs und Logos.
• E-Mail, Beschilderung, Einrichtung vor Ort: Zwar muss nicht jeder Touchpoint mit Hyper-Branding versehen sein, aber einige tun es. Das einzelne Element sollte zusammenarbeiten, um die Gesamtgeschichte zu ergänzen

7) Bereiten Sie sich im Voraus auf technische Fehler vor

Das größte Problem bei virtuellen Veranstaltungen sind die Möglichkeit technischer Schwierigkeiten und Fehler vor oder, noch schlimmer, während der Veranstaltung. Bevor Sie Ihre Veranstaltung beginnen, müssen Sie alle technischen Instrumente und Geräte, die Sie verwenden, sowie alle möglichen Probleme, die daraus resultieren, wie beispielsweise eine Fehlfunktion der Kamera, identifizieren. In diesem Fall benötigen Sie Ersatzkameras als Backup. Identifizieren Sie bei der virtuellen Veranstaltungsplanung alle unerwarteten, unvorhergesehenen Ereignisse und bereiten Sie sich darauf vor.

8) Führen Sie Testläufe mit dem Lautsprecher durch

Sie werden die wirklichen Schwierigkeiten und ihre Auswirkungen nie kennen, wenn Sie die Prozesse und Verfahren nicht testen und ausprobieren, egal wie viel Sie planen und sich auf die Worst-Case-Szenarien vorbereiten. Führen Sie vor der virtuellen Veranstaltung Testläufe ohne Anwesenheit durch, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist und unvorhergesehene Fehler oder Probleme identifiziert werden. Sie können auch mit Ihren Referenten, Teilnehmern, Darstellern und anderen ein Briefing über den Fortschritt, die Pausen dazwischen, den Umgang mit unerwarteten Ereignissen und einige wichtigere Ereignisse durchführen.

9) Follow-Up mit Teilnehmern und Publikum

Entwickeln Sie nach der Veranstaltung einen Anwesenheitsbericht und geben Sie Aufzeichnungen oder Ressourcen frei, die mit den Teilnehmern besprochen wurden. Führen Sie eine Umfrage durch, um Feedback von Teilnehmern zu sammeln, das Ihnen bei der Organisation und Bewerbung zukünftiger virtueller Veranstaltungen helfen kann. Sie können Feedback zu den Aktivitäten, der Agenda und den Zielen der Veranstaltung sowie zu den Erfahrungen des Publikums mit der Veranstaltung erhalten. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Leistung mit den erwarteten Ergebnissen simulierter Ereignisse zu vergleichen. Außerdem erhalten Sie wertvolles Feedback, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht.

Fazit zur virtuellen Eventplanung:

Behalten Sie diese Praktiken für virtuelle Veranstaltungen im Hinterkopf.

• Wenn es um die Planung einer virtuellen Veranstaltung geht, sollten Sie so schnell wie möglich damit beginnen.
• Befolgen Sie die oben genannten kritischen und wertvollen Empfehlungen, um eine virtuelle Veranstaltung von Grund auf zu erstellen und zu einem Erfolg zu machen.
• Jede Veranstaltung hat unterschiedliche Ziele, Ausgaben und Zielgruppen; Bei so vielen beweglichen Teilen sorgt ein Sprung auf die Dinge für ein reibungsloses Ende
• Es ist wichtig, den Produktionswert zu berücksichtigen. Die Teilnehmer werden stärker in eine Sitzung eingebunden, wenn sie gut produziert wird.
• Beachten Sie die Dauer der Sitzung. Halten Sie die Sitzungen kürzer als bei einer persönlichen Veranstaltung, wenn sich das Inhaltsformat nicht ändert und nicht überzeugend ist.
• Testen Sie Ihre Technologie und planen Sie im Voraus, um die Sitzungen aufzuzeichnen, die bei Bedarf verfügbar sind.
• Trainieren Sie die Referenten vor der virtuellen Veranstaltung und stellen Sie sicher, dass ihre Ausrüstung in Ordnung ist.

WP-Event-Manager

Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung planen möchten, sollten Sie sich in der Tat an den WP-Eventmanager wenden. Wenn es um die Vorbereitung Ihrer virtuellen Veranstaltung geht, haben sie Ihnen den Rücken frei, von den Tickets bis zur Werbung für die Veranstaltung. WP Event Manager ist eine erschwingliche virtuelle Event-Plattform, die ihre erweiterten Funktionen nutzt, um Ihrer WordPress-Site Event-Listing-Funktionen hinzuzufügen. Mit dem WP Event Manager können Sie ganz einfach virtuelle oder hybride Events erstellen und anpassen.

Klicken Sie auf diesen Link, um einige neue und aufregende Tipps für virtuelle Veranstaltungen zu erfahren, um den Planungsprozess zu beschleunigen und den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu maximieren. Klicken Sie, um zu twittern